Gastos deducibles del autónomo: qué puedes desgravar
Deducir bien tus gastos reduce legalmente tu IRPF y tu IVA. La clave está en tres requisitos: que el gasto esté vinculado a la actividad, justificado y registrado.
Lo esencial
- Un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, justificado con factura y anotado en tus libros.
- Tienen límites o reglas propias: los suministros de casa (30 % de la proporción afecta), las comidas, el seguro de salud, el vehículo y las amortizaciones.
- En estimación directa simplificada puedes restar además un 5 % de gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000,00 € al año.
- No es lo mismo deducir en el IRPF que deducir el IVA: tienen requisitos distintos.
Requisitos para que un gasto sea deducible
- Afectación: el gasto debe estar relacionado con tu actividad económica.
- Justificación: con factura completa a tu nombre y NIF.
- Registro: anotado en tu libro registro de gastos.
- Imputación temporal: se deduce en el ejercicio en que se devenga.
Si falta uno de estos requisitos, Hacienda puede negar la deducción en una comprobación. Conserva los justificantes durante el plazo de prescripción, que es de cuatro años.
Gastos habituales y cómo se deducen
| Gasto | ¿Se deduce? | Qué tienes que tener en cuenta |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos | Sí | Se deduce la cuota pagada; la regularización posterior ajusta el gasto del año siguiente. |
| Alquiler de local u oficina | Sí | Normalmente debes retener el 19 % del alquiler al arrendador y declararlo en el modelo 115, salvo excepciones. |
| Suministros del local | Sí | Íntegros si el local se dedica solo a la actividad. |
| Suministros de tu vivienda | Parcial | Solo el 30 % de la proporción de la vivienda afecta (ver más abajo). |
| Gestoría, asesoría y servicios profesionales | Sí | Con factura a tu nombre. |
| Software, hosting, dominios y suscripciones | Sí | Siempre que los uses en tu actividad. |
| Móvil e internet | Con condiciones | Solo si la línea se usa exclusivamente para la actividad. |
| Equipos informáticos y mobiliario | Sí, por amortización | No se deduce el total de golpe, salvo casos de libertad de amortización. |
| Formación | Sí | Relacionada con tu actividad. |
| Publicidad y marketing | Sí | Con factura. |
| Seguros de la actividad (responsabilidad civil…) | Sí | Vinculados a la actividad. |
| Seguro de salud | Hasta un límite | 500 € por persona al año (1.500 € con discapacidad): autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él. |
| Comidas (manutención) | Hasta un límite diario | En restaurante u hostelería y pagadas con medio electrónico (ver más abajo). |
| Vehículo | Casi siempre no | En el IRPF solo si su uso es exclusivo para la actividad, con excepciones (ver más abajo). |
| Ropa de trabajo | Solo si es específica | Uniformes o equipos de protección propios de la actividad, no ropa de uso diario. |
| Comisiones bancarias e intereses de préstamos de la actividad | Sí | De la cuenta o el préstamo usados en la actividad. |
| Tributos locales del local (IBI, tasas) | Sí | No se deducen el IRPF ni el IVA que ingresas. |
Casos con reglas especiales
Trabajo desde casa: los suministros
Si dedicas parte de tu vivienda a la actividad, los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) se deducen en el 30 % de la proporción entre los metros cuadrados afectos y la superficie total (art. 30.2.5.ª LIRPF). Ejemplo oficial de la Agencia Tributaria: en una vivienda de 100 m² con 40 m² afectos y 5.000,00 € de suministros al año, el porcentaje efectivo es 30 % × 40 % = 12 %, y la deducción es de 600,00 €.
Comidas durante la actividad
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Sin pernoctar en un municipio distinto | 26,67 € | 48,08 € |
| Pernoctando en un municipio distinto | 53,34 € | 91,35 € |
Para deducirlas, la comida debe estar vinculada a la actividad, hacerse en un establecimiento de restauración u hostelería, pagarse por un medio electrónico (tarjeta, bizum…) y conservarse el justificante. Lo que supere el límite diario no se deduce.
El vehículo: IRPF e IVA no funcionan igual
En el IRPF, un turismo solo es deducible si se usa exclusivamente para la actividad. Hay excepciones en las que un uso privado accesorio no impide la deducción: vehículos mixtos para transporte de mercancías, transporte de viajeros de pago (como un taxi), enseñanza de conductores, desplazamientos profesionales de agentes comerciales o vehículos que se alquilan habitualmente.
En el IVA, Hacienda presume que un turismo está afecto en un 50 %, y por tanto solo puedes deducir la mitad del IVA, salvo que pruebes un uso profesional mayor. En las categorías anteriores la presunción es del 100 %.
Equipos y mobiliario: la amortización
Un ordenador de 1.200,00 € no se deduce entero el año que lo compras: se reparte según la vida útil. En estimación directa simplificada se aplica la tabla oficial de amortización: hasta un 26 % anual para equipos informáticos (10 años máximo), un 10 % para mobiliario e instalaciones (20 años) y un 16 % para elementos de transporte (14 años). El ordenador del ejemplo generaría hasta 312,00 € de gasto al año.
Existe además la libertad de amortización para elementos nuevos de valor unitario no superior a 300 € (hasta 25.000 € al año), que permite deducirlos por completo en el ejercicio.
Gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada puedes restar un 5 % del rendimiento neto positivo en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000,00 € al año, sin necesidad de facturas. Por ejemplo, con 20.000,00 € de rendimiento neto resta 1.000,00 €.
Qué no puedes deducir
- Gastos personales sin relación con la actividad: la compra del supermercado, ropa de calle o el ocio.
- Gastos sin justificante o con una factura que no cumple los requisitos.
- Multas y sanciones.
- El IRPF y el IVA que ingresas: no son un gasto, son impuestos.
IRPF e IVA: dos deducciones distintas
Un gasto puede ser deducible en el IRPF pero no en el IVA, o al revés. Para deducir el IVA hace falta, en general, una factura completa con tu NIF y tus datos: un ticket normalmente no basta. Para deducir el gasto en el IRPF hace falta que esté justificado y registrado, y además cumpla las reglas propias de cada partida. Puedes ver cómo se aplica el IVA en la guía del modelo 303.
Cómo organizarte en la práctica
- Pide siempre factura completa a tu nombre y con tu NIF.
- Paga los gastos de la actividad desde una cuenta separada de la personal.
- Anota cada gasto en tu libro registro en cuanto lo recibas.
- Guarda los justificantes, en papel o digitales, al menos cuatro años.
- Revisa cada trimestre que tus gastos y facturas coinciden con lo que declaras en el 303 y el 130.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el móvil y el internet de casa?
Solo en la medida en que se usen exclusivamente en la actividad. Si trabajas desde casa, los suministros de la vivienda se deducen con la regla del 30 % de la parte afecta.
¿Puedo deducir la gasolina y el coche?
En el IRPF, el vehículo solo se deduce si su uso es exclusivo para la actividad, salvo excepciones como los taxis o los agentes comerciales. En el IVA, se presume un 50 % de afectación.
¿Puedo deducir las comidas del día a día?
Solo la manutención vinculada a la actividad, en restaurantes y pagada con medios electrónicos, dentro de los límites diarios. Las comidas cotidianas sin relación con el trabajo no se deducen.
¿Sirve un ticket como justificante?
Para el IVA, normalmente no: hace falta una factura completa a tu nombre. Para el IRPF el gasto debe estar justificado, pero cuanto más completo sea el documento, menos riesgo tienes en una comprobación.
¿Puedo deducir la ropa de trabajo?
Solo la ropa específica de tu actividad, como un uniforme o un equipo de protección. La ropa de calle no es deducible aunque la uses para trabajar.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción. En algunos casos, como los bienes de inversión, conviene guardarlas más tiempo.
Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. Revisa siempre la normativa vigente o consulta con tu asesor. ¿Has visto un error? Avísanos.