Modelo de factura de autónomo: datos obligatorios y plantilla

Datos obligatorios de una factura

El Reglamento de facturación exige estos datos en una factura completa:

1. Número y, en su caso, serie.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre o razón social completos del emisor y del cliente.
4. NIF del emisor (y del cliente, cuando la ley lo exige, por ejemplo si es empresario o profesional).
5. Domicilio del emisor y del cliente.
6. Descripción de las operaciones, con el precio unitario sin IVA y los descuentos.
7. Tipo o tipos de IVA aplicados.
8. Cuota de IVA repercutida, indicada por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
10. Referencia a la exención, si la operación está exenta de IVA.

Según el caso se añaden menciones especiales, como «inversión del sujeto pasivo» o la referencia a un régimen especial. Si aplicas retención de IRPF, debes reflejar el tipo y el importe.

Un ejemplo de factura

Así quedaría una factura de un profesional a una empresa, con IVA y retención del IRPF:

Además irían los datos fiscales del emisor y del cliente (nombre, NIF y domicilio). Si quieres comprobar tus importes, usa la calculadora de factura.

Numeración y series

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos. Una forma sencilla es empezar por el año, por ejemplo 2026-001, 2026-002… Puedes usar series distintas por motivos justificados (por ejemplo, para las facturas rectificativas, que tienen su propia serie).

Cuándo hay que emitir la factura

La regla general es expedirla en el momento de realizar la operación. Si tu cliente es una empresa o un profesional que actúa como tal, la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que se produce el devengo del IVA.

Emitir tarde la factura no te libra de declarar el IVA en el trimestre en que se devengó: el modelo 303 se presenta con las operaciones de ese período.

Factura simplificada

La factura simplificada (el «ticket» con datos) puede emitirse cuando su importe no supera los 400 € con IVA incluido. También hasta 3.000 € en operaciones como ventas al por menor, transporte de viajeros, hostelería o peluquería, entre otras, y en las facturas rectificativas.

Debe incluir número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, tipo de bienes o servicios, tipo de IVA y la contraprestación total. No sirve para que un cliente empresa deduzca el IVA: si lo necesita, tiene que pedirte una factura completa.

Factura rectificativa

Si te equivocas en una factura, no se modifica: se emite una factura rectificativa que identifica la original. Debe hacerse en cuanto te des cuenta del error y siempre dentro de los cuatro años desde que se devengó el IVA.

Conservación y libro registro

Debes conservar las facturas emitidas y las recibidas durante el plazo de prescripción, que es de cuatro años (más en algunos casos, como los bienes de inversión). Y anotarlas en tus libros registro: el libro de facturas emitidas y el de facturas recibidas.

Veri*factu y la factura electrónica

El Reglamento Veri*factu (Real Decreto 1007/2023) regula los programas de facturación para que los registros de facturación sean íntegros y trazables. Su aplicación se ha aplazado: las sociedades deben tener adaptado su programa de facturación antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027. Los fabricantes de software ya están obligados.

Si facturas con un programa, pregunta a tu proveedor si estará adaptado a tiempo. Si usas una hoja de cálculo como la de esta guía, tendrás que valorar cambiar a un software compatible cuando llegue la fecha. Comprueba siempre el calendario vigente, porque la norma ha cambiado ya en varias ocasiones.

Plantilla de factura en Excel

Hemos preparado una plantilla sencilla con los campos obligatorios y las fórmulas de IVA y retención ya hechas: descargar la plantilla de factura (Excel).

Es una plantilla orientativa: revisa con tu asesor que se ajusta a tu caso, sobre todo si tienes operaciones exentas, con clientes de otros países o con regímenes especiales.